Webinar om RPA och Digitala medarbetare – Kundcase Järfälla kommun

Välkommen på kostnadsfritt webinar om RPA och Digitala medarbetare

Kundcase: Järfälla kommun berättar hur Robotics transformerar deras verksamhet

Tid: 25:e oktober kl 09.00-10.00

Den digitala transformationen pågår för fullt. Många kommuner sliter med hur man ska klara det kommunala uppdraget med växande befolkning, fler lagkrav och medborgarnas förväntan på mer och snabbare service utan att höja skatten och anställa fler.

Robotics är ett verktyg i digitaliseringslådan och en megatrend som innebär ett paradigmskifte där digital arbetskraft förändrar arbetsprocesser, synen på arbete och vilka kompetenser som behövs. Företag som implementerat RPA i sina arbetssätt har sett stora vinster. Rätt använt blir RPA ett strategiskt affärsutvecklingsverktyg som kan transformera verksamheten i grunden och ger möjlighet att erbjuda nya tjänster.

Trender, inspiration och digital medarbetare i praktiken

Morgonen inleds av Kenneth Tellebo från Digital Workforce, som berättar vad RPA är, hur utvecklingen ser ut i Sverige, kortsiktiga och långsiktiga trender och vad framtiden har att erbjuda.

Järfälla kommuns verksamhetsutvecklare Zara Bengtsson berättar därefter om kommunens implementation av RPA från förstudie, och val av processer till implementerade digitala medarbetare och hur detta påverkar deras verksamhet. Zara delar kommunens erfarenheter kring hur man kommer igång med RPA, förvaltningsmodell och hur de planerar att skala upp sitt RPA initiativ. Vi får också en demonstration av hur en digital medarbetare fungerar i praktiken.

Anmäl dig nu!

 

Träffa oss på eFörvaltningsdagarna 10-11 Oktober 2018


Kom och träffa oss på eFörvaltningsdagarna – Sveriges största konferens och mötesplats om e-förvaltning och digital transformation. eFörvaltningsdagarna arrangeras på Stockholmsmässän 10-11 Oktober 2018.

Välkommen att ta del av programmet som är särskilt framtaget för dig som arbetar med verksamhetsutveckling,
digitalisering, IT och införandet av medborgarnära e-tjänster inom Sveriges offentliga förvaltningar.

Du hittar oss i monter T03:12.

Digital transformation

Alla pratar om den digitala transformationen just nu. Tror ingen företagsledning inte har det på sin agenda. Om så är fallet är det hög tid att ta tag i det nu. Det pratas om att det går fort och att det är nu det händer. Det tycker inte jag. Jag har arbetat i IT-branschen sedan millenieskiftet. Och i princip allt vi sa då, det är det som händer nu. Webbhandel, datorer och telefoner som blir som ett, nya sociala plattformar vi kommer mötas på för att umgås, obrutna värdekjedjor där informationen flödar mellan systemen inom och mellan företag. Ja, så blev det. Men det tog inte två år. Det tog 20 år. Timing är allt.

Efter att ha jobbat 10 år med integration och sett utmaningarna med hur komplicerat det är, hur lång tid det tar och hur mycket det kostar är jag otroligt taggat på att nu jobba med RPA – Robotic Process Automation. Vi kommer inte lösa integrationsspagettin. Vi kommer inte lösa utmaningarna med bristande gemensam standard. Vi löser det front end istället. Genialt! Robotisering är ett verktyg i digitaliseringslådan, och ett väldigt bra sådant. Vi låter robotarna jobba i systemen på samma sätt som människor gör, men de gör det 10 ggr snabbare, gör aldrig misstag och behöver aldrig vila, mat eller sömn. Till en bråkdel av kostnaden av att ha människor anställda.

Det vi ser nu på tjänstemanna sidan är samma transformation vi såg i industrin på 80- och 90-talet när robotarna kom och tog de farliga, smutsiga och tråkiga jobben. Ingen saknar de jobben idag. Och idag är det fler människor anställda inom industrin än på 80- och 90-talet för att produktiviteten ökat. Jag tror vi kommer se exakt samma utveckling på tjänstemmanasidan. Robotarna tar de tråkiga, enformiga, monotona, repetetiva arbetsuppgifterna ingen männsiska ska behöva öda tid på på 2010-talet. Låt människorna gör det vi är bra på istället, det kreativa, kognitiva och relationssakapande. Arbetsuppgifter kommer att försvinna. Nya kommer till. Och på sikt kommer det skapas fler jobb för att produktiviteten ökar.

Hur kan en Digital medarbetare hjälpa er med GDPR i praktiken?

Robotic Process Automation (RPA) är ofta det enklaste sättet att hantera GDPR i praktiken. I och med den nya lagstiftningen har kunder rätt att kontrollera vilken information som finns lagrad om henne/honom och i vilka system. Kunden ges även rätt att flytta data eller att ”bli glömd”. Kunder skall också meddelas inom 72 timmar om ett dataintrång skett.

GDPR berör således alla organisationer som hanterar personlig information som namn, telefonnummer, bankuppgifter, personnummer och adresser. Detta innebär påfrestningar på organisationer som kan tyckas enorma. Personuppgifter kan ligga lagrade i många olika system och konsekvenserna av detta är inte alltid genomtänkta.

Vad händer i praktiken om kunder eller anställda vill flytta data eller ”glömmas bort”? Hur skapas sådana rapporter enkelt och med rimlig arbetsinsats? Manuell hantering är både kostsam och felmarginalen hög. Det är lätt att glömma ett system eller uppgift i mängden av information. Komplicerade integrationer eller annan traditionell IT utveckling kan vara ett alternativ men är många gånger kostsamt.

Det är här den digitala medarbetaren eller mjukvaruroboten kommer in. Den Digitala medarbetaren älskar administrativt rutinjobb och glömmer inte bort uppgifter eller system. Den störs inte av att telefonen ringer och kan jobba dygnet runt utan paus och alltid hålla satta tidsgränser. Den digitala medarbetaren bryr sig inte om att den skapar samma rapport om och om igen. Den arbetar helt efter det regelverk den är lärd att följa.

Om ett dataintrång skulle ske och en obehörig mot förmodan skulle komma över personlig data tillhörande hundratals eller tusentals kunder. Hur skall alla kunna notifieras inom 72 timmar? Svårt manuellt men med en digital medarbetare kan detta hanteras inom given tidsram.

Hanterar ditt företag GDPR med manuella resurser eller har ni fortfarande inte helt löst uppgiften? Vi har erfarenhet och har hjälpt flera kunder med detta i praktiken.

Att våra Digitala medarbetare även hanterar annan gallring av data, jobbar i kundservice, kör löner, stämmer av konton, uppdaterar räntor, schemalägger vikarier, arbetar i journalsystem, arkiverar avtal och bistår med ökad service till kommuninvånare, ja det är bara några få exempel på att den digitala arbetskraften är här för att stanna och på vad roboten kan arbeta med när den inte hjälper till med GDPR.

Intressant? Hör av er till oss!

Mia Lenman, Sales Executive
Mia.lenman@digitalworkforce.se

Kenneth.tellebo, Country manager
Kenneth.tellebo@digitalworkforce.se

Den digitala medarbetaren – från noll till hundra på hundra dagar

Det sägs att det är enkelt att implementera en digital medarbetare (eller Robotic Process Automation – RPA). Projekten är snabba och smidiga. På bara några veckor kan du automatisera i princip alla rutiner i din organisation. Äntligen kan vi säga hejdå till IT-budgetar och långa önskelistor som IT-avdelningen ändå aldrig lyckas uppfylla. Kan det verkligen vara så här enkelt? Svaret är både ja och nej.

På jakt efter skalbarhet och repeterbarhet

I princip går det enkelt och snabbt att utbilda en digital medarbetare, med andra ord att skapa automatiseringsskript. Bara du hittar rätt processer att automatisera och kommer på hur processerna kan ändras genom automatisering eller hur avvikelser ska hanteras. Dessutom måste du veta vad de mänskliga kollegorna ska ägna sin tid och kreativitet åt när den digitala medarbetaren utför det tråkiga rutinarbetet. Innan den digitala medarbetaren blir repeterbar behöver du även en skalbar teknisk plattform som gör att du kan skapa nya digitala medarbetare i en handvändning.

Det riktigt ”roliga” börjar när du uppdaterar dina grundläggande IT-system och processautomationerna som du precis har implementerat slutar att fungera. Det här påminner mig om IT-erans barndom, när kreativiteten sprudlade och IT-experterna betraktades som sanna hjältar. Alla visste att ”när Janne är på semester kan ingen annan sköta IT-systemen”. Kanske inte det bästa sättet att automatisera kritiska verksamhetsprocesser.

Om du inte vet vart du ska, leder alla vägar dit

Organisationer anställer inte digital arbetskraft för skojs skull (även om det är väldigt roligt), utan för att de vill ha konkreta resultat: högre effektivitet, bättre kvalitet eller kanske större mervärde för kunderna. Oavsett vad du har för mål kan du vara säker på att de inte förverkligas av sig själva. Det första du bör göra är att tänka igenom vad du vill uppnå och utarbeta en metod för hur du ska komma dit.

Den digitala medarbetaren är ett mycket effektivt och flexibelt verktyg när den används på rätt sätt. Men även de bästa verktygen kräver anvisningar, ledning och arbetsmodeller. Om verktyget är så enkelt att vem som helst kan använda det, har du snart hundratals fiffiga automatiserade processer – som dessvärre slutar fungera vid nästa ERP-uppgradering och måste konfigureras på nytt.

Digitala medarbetare måste ledas, precis som deras mänskliga kollegor

Föreställ dig en organisation utan regler och målsättningar. Alla får göra vad de vill och hur de vill utan att göra överenskommelser med sina kollegor. Jag tror att en sådan organisation inte skulle bli särskilt framgångsrik eller långvarig. Idag pratar man ofta om självstyrda team och organisationer baserade på Teal eller holakrati, men de är långt från anarkistiska. Även dessa organisationer har ett tydligt mål och grundläggande spelregler. Likaså behöver digitala medarbetare ledning och tydliga mål – än så länge kan de tyvärr inte organisera sig själva.

Hur går man från pilotprojekt till verklig produktivitet?

Vissa organisationer har upplevt eufori över lyckade pilotprojekt, som har övergått till djup besvikelse när de verkliga resultaten har visat sig vara ganska blygsamma och inte uppfyllt verksamhetsmålen. Detta beror ofta på att målen inte är tillräckligt tydliga, att de tekniska plattformarna har för dålig skalbarhet och att det saknas fungerande modeller för ledning och organisering.

Vi på Digital Workforce har sett att de digitala medarbetarnas produktivitetskurva stiger för långsamt hos alldeles för många kunder. När du gör rätt från början, sköter sig resten ganska lätt: definiera dina automatiseringsmål tydligt, bygg en skalbar plattform och utarbeta prioriterings- och beslutsmodeller. Det här är inte raketforskning, men ett nödvändigt ont – ett steg som många dessvärre hoppar över. Låter det här bekant? Prata med oss, så hjälper vi dig.

Få upp farten direkt

Digital Workforce har redan gjort den här resan med flera organisationer. Tillsammans med kunderna har vi våndats och kommit till nya insikter. Dessa erfarenheter har lett till kunskaper i hur digitala medarbetare bör ledas inom den nordiska organisationskulturen och IT-miljön. Vi har tagit fram ett program för hur du implementerar en digital medarbetare på bara 100 dagar. Det hjälper dig att gå från slumpmässiga pilotprojekt till verklig produktivitet med ett självfinansierande RPA-program. Vill du veta mer? Kontakta oss!

Jari Annala: jari.annala@digitalworkforce.fi / +358(0) 400 33 85 85

Anta framtidens utmaningar med en digital medarbetare vid din sida! Kontakta oss för att klargöra automatiseringspotentialen i din organisation redan idag. 

Artikel: Jari Annala –Digital (R)evolutionist, Digital Workforce

Bild KeWynn Lee licens CC BY 2.0

En blick in i framtiden med professor Leslie Willcocks: RPA och den föränderliga arbetsvärlden

Nu när 2017 närmar sig med stormsteg känns det passande med en blick in i framtiden. I vår exklusiva intervju med professor Willcocks tittar vi framåt inom två områden: användningen av RPA (Robotic Process Automation) och hur den påverkar marknaden i stort.

I november ordnade Digital Workforce ett unikt frukostseminarium om betydelsen av RPA inom digital strategi. Vi välkomnade förväntansfullt evenemangets huvudtalare professor Willcocks. Leslie Willcocks, professor vid London School of Economics, är en av världens mest ansedda forskare, talare och författare av affärslitteratur inom automatisering av kunskapsarbete. Efter seminariet satte vi oss på tu man hand med Willcocks för att få svar på några av våra frågor.

 RPA gör störst nytta i samband med affärsprocesser om tekniken etableras. Hur kan organisationer uppnå denna fördel när de går vidare med RPA?

”En av organisationerna som vi har studerat hade en intressant arbetsmodell, som jag absolut tycker skulle kunna kopieras på annat håll. Företaget hade identifierat åtta nyckelkompetenser in-house som de kombinerade med kundtillgångar för att bilda en tredje enhet för tjänsteleverans. En av organisationens nyckelkompetenser var Business Process Re-Engineering (BPR), som handlar om att omstrukturera verksamhetsprocesser – ett område som passar perfekt för RPA.

 

RPA befinner sig inte i ett vakuum. Tekniken måste tillämpas på något och den passar processer bäst, men den måste passa människor också. I de första RPA-projekten fokuserade man på att fixa enskilda processer; som att sätta plåster på ett sår – om än ett bra plåster. Att fixa enskilda processer ger begränsade fördelar jämfört med att tillämpa tekniken på strategisk nivå, vilket förutsätter att man är villig att skapa nya möjligheter. Vi upptäckte emellertid att alla bra processprinciper, såsom Sex Sigma och Lean, som tur är fungerar väldigt bra med RPA. Principerna kräver att företaget analyserar sin affärsstrategi och sina nyckeltal ur ett bredare perspektiv och tänker igenom hur de står i relation till företagets processtekniker och anställda. De som inför RPA idag gör just det här.”

 

Med tanke på framtida utveckling, skulle möjligheterna med RPA kunna utvidgas ännu mer?

”RPA-tekniken är bara en liten bit i det stora automatiseringspusslet. Digitalisering bör betraktas som en helhet. De organisationer som jag känner till har ett Center of Excellence (CoE) som arbetar med automatisering. Detta arbetssätt bör tillämpas även om RPA är det enda verktyget som används just nu. Förutom RPA kan man använda Business Analytics och öka automatiseringen genom att analysera ostrukturerade data med till exempel kognitiv intelligens. Nästa självklara steg borde vara att skapa en plattform där alla dessa lösningar kan integreras.”

 

Hur tror du att RPA kommer att påverka marknaden i stort?

”RPA är inte förenat med etiska konflikter och problem med eftersatta regelverk i samma utsträckning som andra robottekniker. Tvärtom använder organisationer ofta RPA för att uppfylla kraven i bestämmelser. Det är hur som helst viktigt att området för modern teknik är väl reglerat. Bestämmelserna hjälper till att styra effekten av snabba förändringar medan samhällskonsekvenserna av ökad verksamhetseffektivitet är beroende av att makt och välstånd fördelas rättvist.

Studier visar att jobb både skapas och försvinner som ett resultat av RPA. Det är också en tydlig skillnad mellan att använda tekniken som ett komplement och som en ersättning. Uppgifterna i de flesta studier är dock inte fullständiga. Sådana bristfälliga studier talar om en jobbförlust på 47 % på grund av automatisering. Enligt våra undersökningar verkar det realistiskt med 14–16 % färre jobb i sektorerna där RPA används. Merparten av den minskade arbetsbördan omvandlas dock inte i förlust av heltidstjänster utan i deltidstjänster.

 

Ibland tycks det onödigt fördomsfullt att använda termen ’robot’ med tanke på att RPA lika gärna kan beskrivas som en mjukvarulösning. Jag beskriver ofta RPA som att man ”tar roboten ur människan”, för det är precis vad tekniken gör. Mängden kunskapsarbete har ökat dramatiskt i alla sektorer, från sjukvården till bankväsendet. Under de senaste 10 åren har inte en enda av de personer jag intervjuat sagt att arbetsbördan har varit oförändrad eller minskat! Detta faktum har till stor del passerat obemärkt förbi i den allmänna debatten, men resulterat i en situation där implementering av RPA är fantastiskt för alla utarbetade människor.”

 

Digital Workforce tackar professor Willcocks för att han delade med sig av sina tankar om framtiden inom RPA och önskar alla läsare ett framgångsrikt nytt år!

 

 

Foto Riyesh Menon licens CC BY 2.0

Den strategiska betydelsen av automatisering: Varför bör företagsledare intressera sig för RPA?

Varför bör företagsledare intressera sig för RPA?

Frustration över att strategiska förändringar genomförs plågsamt ineffektivt är en känsla som många företagsledare känner igen. När man pratar om problemet hänvisar företagsledarna ofta till bristfällig teknisk beredskap och förändringsmotstånd bland personalen. Nödvändigheten av en digital strategi diskuteras också flitigt. Produktionen av digitala tjänster är inte helt enkel, eftersom de befintliga integrationerna oftast inte passar det nya syftet. På dessa premisser är RPA ett utmärkt verktyg för att förbättra den tekniska beredskapen i kunskapsintensiva organisationer och allokera personalresurserna till mer produktiva uppgifter.

Agila företag är kostnadseffektiva och reagerar snabbt

Mikko Kosonen, som leder den finländska statliga fonden Sitra, sammanfattar företagets värde som organisationens agilitet och förmåga att identifiera och genomföra en förändring. Värdet beror också på om företaget kan genomföra förändringen kostnadseffektivt. Det är allmänt känt att motståndet till förändringar växer i takt med företagets storlek. Denna stelbenthet i organisationen är relaterad till personalens attityder och till tunga inkompatibla IT-system.

I ett agilt företag kan ledningen införa tvärorganisatoriska strategiska program snabbt och kostnadseffektivt. Till exempel kan företaget gå från en funktionsbaserad verksamhetsstruktur till en kunddriven, för att det anses ineffektivt att olika enheter på företaget vänder sig till samma kunder med olika erbjudanden. Övergången till en kunddriven verksamhetsstruktur förutsätter att all information om en kund kan samlas in snabbt och felfritt och göras tillgänglig för hela företaget. Dessvärre använder de olika enheterna sällan helt kompatibla system, och integrationsprojekt är både dyra och långsamma.

Robotic Process Automation (RPA) är ett snabbt och effektivt sätt att automatisera kunskapsbaserade rutinuppgifter och använda den mänskliga kompetensen till mer produktiva arbetsuppgifter. I många fall kan RPA ersätta eller skjuta fram dyra systemintegrationer till en tiondel av den normala kostnaden. Implementeringen av automatiseringsteknik kräver inga ändringar i nuvarande IT-system eller säkerhetspolicy.

RPA minskar förändringsmotståndet

Enligt vår erfarenhet kan användningen av RPA ha en positiv effekt på förändringsmotståndet orsakat av såväl personal som teknik. Personalens attityder blir mindre negativa när de får veta att den önskade förändringen inte medför extra jobb i form av implementering av nya system eller systemintegrationer. När en förändring kräver mindre personal och arbete är det enklare att skapa en s.k. försökskultur, där förändring är vardag och ledningen kan testa nya verksamhetsmodeller snabbt, förmånligt och så gott som riskfritt. Med hjälp av RPA kan man genomföra förändringar som inbegriper IT-system på bara en dag och få jämförbara resultat nästan direkt. Förändringsarbetet sker snabbt och smidigt och därför är det enklare att få med personalen på tåget.

RPA främjar också strategiska förändringar genom att förkorta de tekniska ställtiderna. Ställtid avser tiden från att beslutet fattas till att all information som förändringen kräver finns tillgänglig på önskad plats. Ställtiderna för RPA är en bara en tiondel av ställtiderna för traditionella IT-reformer, vilket medför att kostnaderna bara är en tiondel av vad företagen är vana att betala för dessa förändringar. När stora förändringar kan genomföras tio gånger snabbare och billigare än tidigare, öppnar sig nya strategiska möjligheter för ledningen.

Automationsteknik som en del av den digitala strategin

Automationsteknik främjar inte bara strategisk agilitet, utan gör det också enklare att genomföra företagets digitala strategi. Många företag vill skaffa sig konkurrensfördelar genom att erbjuda sina kunder bättre och mångsidigare service på nätet. Det tar dock tid och är svårt att införa digital service om den kräver manuell integration mellan IT-system eller implementering av nya system. Detta manuella sätt att övergå till digital service skulle öka personalens arbetsbörda och snabbt leda till förändringsmotstånd. Med RPA kan motsvarande integration slutföras på en dag med garanterat felfri och säker dataöverföring.

Ett uppenbart tillämpningsområde för RPA är processer som stödjer digitala strategier. Organisationer som är pionjärer inom automationsteknik rapporterar att de uppnått upp till 35 procent högre produktivitet genom att automatisera kunskapsbaserade rutinuppgifter. Korta processpecifika projekt kan också ge mätbara resultat väldigt snabbt. RPA erbjuder företagsledningen ett verktyg för att konkretisera målen i den digitala strategin och effektivisera företagets digitala service.

 

Anta framtidens utmaningar med en digital medarbetare vid din sida! Kontakta oss för att klargöra automatiseringspotentialen i din organisation redan idag. 

 

Artikel: Heikki Länsisyrjä – Partner, Digital Workforce

Foto Zengame licens CC BY 2.0